Regulation


Coopi Suisse Regulation
Temporarly only in italian
Regolamento COOPI Suisse

Introduzione

Il Regolamento dell’Associazione ha lo scopo di definire le modalità di lavoro e le regole con cui l’Associazione intende organizzarsi. Tale regolamento definito con i collaboratori è stato approvato dal Comitato del 16 marzo 2016 e presentato all’Assemblea dei soci il 30 Aprile 2016 . Qualsiasi modifica al Regolamento dovrà essere approvata dal Comitato.

1. Acquisti

Questa procedura riguarda tutti gli acquisti effettuati da COOPI Suisse sia in Svizzera che all’estero

Principio di proporzionalità

Le procedure di acquisto prevedono la proporzionalità tra gli importi previsti per gli acquisti e le metodologie da applicare.

Principio per evitare conflitto di interessi

I contratti di fornitura saranno assegnati all’offerta con il miglior rapporto qualità-prezzo, evitando qualsiasi conflitto di interessi. Nella valutazione della qualità vanno tenuti in considerazione tutti i fattori previsti nella richiesta di offerta, quali ad esempio i tempi e il luogo di consegna e la buona qualità delle forniture, dei lavori o dei servizi offerti, i termini di pagamento.

1.1 – Preventivi

E’ possibile ottenere preventivi per e-mail.

Si considerano inoltre validi come preventivo la stampa (o file. pdf) dei seguenti documenti:

  1. “carrello” on line dei negozi e-commerce (come riepilogo dell’intero ordine in caso di acquisti multipli);
  2. pagina web contenente gli estremi di un’offerta o di un prodotto specifico;
  3. listino (online o scaricato);

Tali documenti devono riportare almeno le seguenti informazioni:

• Data e ora della stampa della mail, del carrello, della pagina web, del listino o altro documento.
• Articolo/i richiesto e elementi minimi atti a determinarne la rispondenza con il prodotto ricercato (es fotografia, codice articolo del produttore, dati tecnici, altro)
• Prezzo unitario
• Quantità (nel caso di Kit o confezioni multiple)

1.2 – Procedure da seguire in base all’importo della fornitura

a) Acquisti di importo inferiore a 200 CHF

Richiesta di preventivo

Non è necessaria una richiesta formale di preventivo per gli acquisti di valore inferiore a 200 CHF.

Emissione ordine di acquisto

Il documento di ordine preparato e firmato dall’operatore incaricato per l’acquisto verrà approvato dal referente superiore e verrà inviato direttamente al fornitore dopo aver verificato la congruità del costo applicato. Nel caso in cui non fosse significativo, data la natura del bene da acquistare ( es: acquisto risme di carta in supermercato) ,emettere il documento d’ordine, si dovrà siglare a posteriori la fattura o la nota di addebito.

Documentazione da archiviare

• Ordine con le necessarie autorizzazioni
• Documenti relativi al pagamento

b) Acquisti di importo superiore a 200 CHF e inferiore a 1500 CHF

Richiesta di preventivo

La richiesta di preventivo sarà mandata direttamente al fornitore.

E’ possibile richiedere ed ottenere un preventivo per via orale o telefonica: in questi casi è possibile

compilare Nota Interna che dovrà essere firmato dall’operatore incaricato dell’acquisto e riportare le caratteristiche e l’importo presunto della fornitura e gli estremi del potenziale fornitore. Tale documento sostituisce la richiesta di offerta e preventivo del fornitore stesso.

Emissione ordine di acquisto

Il documento di ordine firmato da

• Operatore interessato all’acquisto
• Referente superiore all’operatore

sarà inviato al fornitore dopo aver verificato la congruità del costo applicato.

Documentazione da archiviare

• Richiesta di preventivo o Nota Interna di richiesta compilata come sopra descritto
• Preventivo ricevuto
• Ordine con le necessarie autorizzazioni
• documenti relativi al pagamento

 

c) Acquisti di importo superiore a 1500 CHF

Richiesta di preventivo

La richiesta di preventivo sarà mandata almeno a tre fornitori per ogni acquisto

 

Emissione ordine di acquisto

Il documento di ordine firmato da

• Operatore interessato all’acquisto
• Referente superiore all’operatore

sarà inviato al fornitore scelto.

Nel caso di anomalie alla gara (es. il fornitore prescelto non è quello che ha fatto la miglior offerta economica, il numero di offerte ricevute è inferiore a tre) deve essere predisposta una “motivazione”

 

Documentazione da archiviare

• Richiesta di preventivo
• Preventivi ricevuti
• Eventuale “motivazione della scelta”
• Ordine con le necessarie autorizzazioni
• Documenti relativi al pagamento

2. Amministrazione e Contabilità

2.1 – Sistema di Archiviazione dei dati

Da definire

 

2.2 – Pianificazione

Coopi Suisse si dota di un documento di Pianificazione annuale che viene confrontato anche con Coopi Milano, approvato dal Comitato e presentato all’Assemblea dei soci. Parte importante della pianificazione è il budget annuale , strumento che deve essere rispettato nelle diverse attività di raccolta fondi e di spesa.

 

2.3 – Contabilità

Coopi Suisse ha adottato il programma contabile “Banana”. Il Piano dei conti e le attività per la contabilità analitica viene rivisto di anno in anno, in coerenza con il documento di Pianificazione e tenendo presente le regole contabili per le Associazioni di pubblica utilità.

La gestione contabile avviene su più attività non necessariamente sequenziali.

Attività 1 – L’incaricato dell’ufficio per la contabilità tiene una prima nota con tutte le spese effettuate nel mese, attraverso la cassa di competenza. Per ogni spesa fatta devono essere indicate le attività a cui si riferiscono (centro di costo e codice analitico ) le spese. Ad ogni spesa deve essere associato il giustificativo. I rimborsi spesa per il personale devono essere riportati secondo le regole definite nell’apposito paragrafo sotto riportato al punto 4 – gestione collaboratori. A fine mese l’incaricato

  • stampa situazione Banca e Posta, e controlla i movimenti con i giustificativi in suo possesso
  • chiude la prima nota della cassa , controlla e riporta il valore rimanente in cassa ,
  • prepara una lista delle donazioni arrivate nel corso del mese per il data management.
  • firma il documento e lo consegna per le registrazioni contabili.

Attività 2 – L’incaricato delle registrazioni contabili controlla la corrispondenza delle spese, la correttezza delle pezze giustificative, e registra in contabilità i diversi movimenti (cassa,banca,posta) verificando l’assegnazione ai diversi centri di costo e alle diverse attività.

Attività 3 – Ogni tre mesi il tesoriere fa un controllo della tenuta contabile e della cassa, redigendo un rapporto di buona tenuta dei conti.

Attività 4 – Entro il mese di aprile viene redatto il bilancio ed il conto annuale secondo le indicazioni richieste per le Associazioni di pubblica utilità , nonché secondo le indicazioni di FOSIT.

Attività 5 – Entro il mese di giugno viene fatta la dichiarazione dei redditi

Attività 6 – A fine anno tutti dovranno essere controllati i contratti assicurativi del personale.

Attività 7 – A fine anno tutti i dati contabili vengono messi a disposizione del consulente “contrattato” per il rapporto di Audit

Attività 8 – Prima della chiusura annuale in accordo con COOPI Milano e con l’approvazione del Comitato, verranno destinati i fondi liberi raccolti da Privati ai diversi progetti.

Attività 9 – Per i fondi ricevuti a seguito di presentazione di progetti specifici dovrà essere tenuta una contabilità dedicata al progetto e si dovrà secondo le regole del donatore predisporre un rendiconto sia contabile che descrittivo. Per ogni progetto verrà definito un responsabile.

Attività 10– Per progetti specifici di raccolta fondi si dovranno definire le modalità contabili e di controllo.

 

3. Gestione Progetti

In concomitanza con la pianificazione annuale dell’Associazione vengono elaborate le strategie di intervento sia in termini di paesi che di settori di intervento. Tali strategie vengono confrontate e concordate sia con COOPI Internazionale che con i partner locali.

La presentazione dei progetti ai diversi potenziali donatori e la gestione degli stessi viene fatta in collaborazione con Coopi Milano e con i responsabili in loco.

Le macro-attività previste sono:

  • Monitoraggio e identificazione bandi donatori istituzionali e fondazioni – Coopi Suisse
  • Analisi del Bando per verificare i criteri di selezione – Coopi Suisse e Coopi Milano
  • Selezione del progetto da presentare – Coopi Suisse, Coopi Milano e Coopi in loco
  • Scrittura del progetto – Esperto espatriato o in loco
  • Presentazione del progetto secondo le linee guida del donatore – Coopi Suisse

Per ogni progetto approvato viene definito un referente Coopi Suisse.
Le macro-attività previste quando il progetto è approvato sono:

  • Gestione progetto in loco – Paese e Capo Progetto ( Procedure per la gestione progetti in loco)
  • Selezione di eventuale personale espatriato – Procedura di selezione personale espatriato
  • Monitoraggio e predisposizione report finanziari e descrittivi – Capo Progetto e Resp. Finanziario progetto
  • Presentazione documenti intermedi al donatore ( se richiesto) – Coopi Suisse
  • Chiusura del progetto e report – Desk Coopi
  • Presentazione documentazione al finanziatore – Coopi Suisse

 

4. Gestione Collaboratori

Scopo di questa parte e’ fornire le linee guida generali relative alla gestione dei collaboratori dell’Associazione.

I collaboratori si dividono in :

  1. Soci
  2. Volontari
  3. Stagisti/Tirocinanti
  4. Collaboratori all’estero
  5. Collaboratori dipendenti

A garanzia sia della persona che di COOPI con qualsiasi persona appartenente alle categorie sopra elencate prima dell’ inizio della collaborazione deve essere definito il rapporto di collaborazione.

Al collaboratore qualunque sia la tipologia di rapporto con COOPI viene chiesto di conformarsi al Codice Etico e di Condotta e di rispettare le disposizione emesse nel presente Regolamento di Coopi Suisse.

COOPI non concede prestiti ai propri collaboratori

  1. Il Socio è colui che chiede di partecipare all’Associazione e di contribuire al suo sviluppo strategico. L’inserimento di un socio viene proposto dal Comitato all’Assemblea che ne decide l’adesione. (Allegato 1) Il socio, deve conoscere e condividere lo statuto dell’Associazione .Come stabilito dallo statuto versa una quota di adesione che viene definita annualmente dall’Assemblea. Può fare richiesta o accettare la proposta di essere membro del Comitato. La partecipazione all’Associazione nelle diverse forme è svolta dal socio gratuitamente.
  2. Il volontario è colui che chiede di partecipare all’Associazione e si dichiara disponibile a prestare gratuitamente attività di sensibilizzazione e di raccolta fondi. Conosce lo statuto dell’Associazione e ne condivide Missione e scopo. Il rapporto con i volontari viene gestito dai responsabili operativi dell’Associazione (Allegato 2).
  3. Lo stagista o tirocinante è colui che per motivi di studio o di pratica chiede all’Associazione di poter contribuire alle diverse attività operative. L’inserimento di uno stagista o tirocinante presuppone un progetto formativo ed un tutor che ne assicuri e controlli l’inserimento. L’Associazione, dove richiesto, può siglare la documentazione prevista dalla Istituzione proponente. L’Associazione firma con lo stagista/tirocinante un contratto di collaborazione gratuita all’interno del quale devono essere precisati gli argomenti , le modalità della collaborazione, la durata ed il tutor responsabile. Tutti i contratti devono essere firmati dal Presidente.
  4. I collaboratori all’estero sono gli espatriati che hanno residenza in Europa. Essi fanno riferimento sia per la selezione che per il contratto alla sede di Coopi Milano (alle cui procedure si rimanda) . Mantengono un rapporto con la sede di Lugano per eventuali attività di progettazione, di gestione del progetto , di sensibilizzazione e di raccolta fondi.
  5. I collaboratori dipendenti devono essere in numero , in % di tempo e in livello salariale definiti dal Comitato. Il Comitato in caso di ricerca di un collaboratore da mandato per la selezione ad un collegio di cui farà parte il Presidente.

Nel processo di selezione si dovrà :

  • coniugare tempi brevi nella ricerca e alta qualità del processo utilizzando tutti gli strumenti a disposizione (analisi dei c.v., colloqui, analisi del pregresso in COOPI, test di valutazione, raccolta delle referenze)
  • assicurare rigore nell’equità, trasparenza, tracciabilità e assenza di qualsiasi forma di discriminazione
  • assicurare la massima riservatezza
  • essere attenti alla fidelizzazione del collaboratore

I collaboratori dipendenti devono essere presentati ai soci dal Comitato nella prima Assemblea utile. L’Associazione firma un contratto di collaborazione in cui vengono definiti

  • i compiti assegnati,
  • le responsabilità
  • le prestazioni in termini di tempo.

Il contratto firmato seguirà in termini di assicurazioni, di periodo di prova, di ferie ecc… le leggi vigenti.

I collaboratori dipendenti fanno riferimento al Presidente e collaborano con gli uffici di COOPI Internazionale per tutte le attività di interesse condiviso.

Il collaboratore dipendente compila il Report attività (Allegato 3) con l’attribuzione delle ore lavorative alle specifiche attività, secondo la presenza concordata tra il collaboratore e il referente.

 

Ferie

I collaboratori dipendenti devono concordare entro il 31 marzo, con i propri responsabili, una programmazione annuale dei periodi di ferie. La programmazione delle ferie annuali dovrà tener conto delle esigenze del collaboratore e dell’Associazione

L’Associazione, ritenendo che le ferie siano un diritto irrinunciabile, ha deciso che esse devono essere godute entro l’aprile successivo all’anno di competenza. L’utilizzo delle ferie dopo tale data riveste un carattere di eccezionalità da concordarsi con il proprio responsabile di ufficio.

I periodi di ferie non godute non verranno in alcun modo retribuite.

 

Pagamento stipendi

Il pagamento degli stipendi per i collaboratori dipendenti vengono corrisposti entro il mese di competenza.

 

Formazione

La formazione viene sviluppata e perseguita con tre diverse modalità:

 

1 – Formazione attraverso Aggiornamento Interno : Si intende per formazione attraverso aggiornamento interno la formazione che si ottiene attraverso riunioni informative e formative ed attraverso corsi specifici organizzati internamente all’organizzazione.

La partecipazione a tali incontri viene concordata con il Presidente

 

2 – Formazione attraverso Aggiornamento Esterno : Si intende per formazione attraverso aggiornamento esterno la partecipazione a convegni o a corsi tecnici e/o specifici inerenti allo svolgimento del proprio lavoro. La proposta di partecipazione a tali incontri è generalmente fatta dall’operatore . La partecipazione deve essere approvata formalmente dal Presidente.

Il tempo dedicato a questo tipo di formazione è da considerarsi normale tempo lavorativo ed il costo sarà a carico dell’organizzazione.

 

3 – Formazione Generale : Si intende con il termine di formazione generale la possibilità di partecipare a eventi o corsi inerenti all’ambito di lavoro e che permettano di sviluppare più ampie conoscenze nelle tematiche relative alle attività di cooperazione. Gli operatori interessati concorderanno con il Presidente la possibilità di partecipare a tali eventi o corsi. Il tempo dedicato a questo tipo di formazione è da considerarsi normale tempo lavorativo. Il costo sarà a carico del partecipante.

 

Attività e rimborsi spese

Per ogni attività :

i costi sostenuti direttamente dall’operatore sono rimborsati a seguito presentazione di una nota spese con i giustificativi di spesa ed il codice attività per l’imputazione dei costi. (Allegato 4)

La nota spese e la relativa documentazione devono essere consegnate al Responsabile che provvederà alla verifica della documentazione e della imputabilità delle spese, e all’inserimento in prima nota. Provvederà poi alla liquidazione della spesa.

L’operatore deve consegnare anche tutti i giustificati di spesa per i costi sostenuti direttamente dall’ Associazione.

 

Trasporti per viaggi in Svizzera o in Europa

Per il trasporto vanno sempre preferiti i mezzi pubblici e solo in casi di chiara necessità, il proprio veicolo, il cui utilizzo dovrà essere formalmente autorizzato dal proprio referente.

Il costo sostenuto con il proprio veicolo viene rimborsato in modo forfetario ad un costo chilometrico comprensivo anche di pedaggio autostradale stabilito ad un valore attuale di 0,36 CHF. Il rimborso chilometrico viene rimborsato unicamente a presentazione della “Nota spese” (allegato 4).

 

5. Codice Etico e di Condotta

Tutti coloro che si rapportano con COOPI siano essi collaboratori, aziende o altri enti e/o Associazioni dovranno attenersi al Codice Etico e di Condotta ( Allegato 5)